TERMA DAN TANGGUNGJAWAB JPKM | KESATUAN MAHASISWA UPM
» MENGENAI KAMI » TERMA DAN TANGGUNGJAWAB JPKM

TERMA DAN TANGGUNGJAWAB JPKM

 

Presiden

  • Menurunkan tanda tangan
  • Menyemak surat kelulusan sebelum memberi tanda tangan dan cop
  • Mendapatkan justifikasi kewangan aktiviti sekiranya perlu
  • Memantau tugas semua JPKM
  • Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Publisiti dan Laman Web dan Unit Pentadbiran

 

 
 

Bendahari

  • Menyediakan laporan kewangan aktiviti pelajar bagi setiap sesi
  • Membentangkan laporan kewangan bagi kesemua sesi di Parlimen
  • Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Pembentangan dan Panel Tetap Pembentangan

 

 
 

Naib Bendahari

  • Menyediakan template kewangan untuk kegunaan bendahari
  • Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Borang dan Unit Pengurusan Permohonan

 

 
 

Bendahari Kerja

  • Membuat rangkuman aktiviti pelajar bagi setiap sesi
  • Membuat senarai kewangan yang dipohon dan diluluskan bagi setiap aktiviti pelajar
  • Membuat template dan strategik penyusunan data 
  • Menyediakan buku laporan kewangan bagi setiap semester
  • Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Data dan Dokumentasi dan Unit Pemantauan Aktiviti

 

 
 

Unit Pengurusan Publisiti dan Laman Web

Ketua Unit

  • Memberi tugasan mengikut keperluan semasa.
  • Memberi pengesahan penghasilan poster.
  • Menyediakan template bagi poster aktiviti pelajar

 

Ahli Unit

  • Mengendalikan laman web KM
  • Membalas sebarang pertanyaan dalam email KM (kemasiswa@upm.edu.my)
  • Menyemak sebarang info berkaitan jemputan dalam email KM
  • Menghasilkan poster-poster berkaitan KM
  • Membuat poster aktiviti pelajar untuk dihebahkan di media sosial KM

 

 
 

Unit Pengurusan Borang

  • Memberi peringatan kepada ahli JPKM berkenaan pembukaan borang permohonan kelulusan aktiviti mengikut takwim
  • Mengawal selia Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar, Borang Pindaan Aktiviti Pelajar dan Borang Laporan Aktiviti Pelajar
  • Menambahbaik borang-borang dalam talian sekiranya perlu
  • Mengawal akses pengisian Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar

 

 
 

Unit Pengurusan Permohonan

Ketua Unit

  • Mengeluarkan senarai semakan kertas kerja untuk disemak oleh ahli unit beserta pembahagian tugas
  • Menyediakan memo untuk dihantar kepada pengarah program
  • Memantau semakan kertas kerja program
  • Memberikan senarai program yang memerlukan pembentangan kepada Ketua Unit Pengurusan Pembentangan
  • Memberikan senarai kelulusan program tanpa pembentangan kepada Ketua Unit Pentadbiran
  • Membuat semakan akhir senarai semakan dan mengklasifikasikan program yang tidak melakukan pembetulan sebagai tidak lulus

 

Ahli Unit

  • Membuat semakan kertas kerja secara terperinci
  • Memilih program yang memerlukan pembentangan
  • Menyenaraikan program yang tidak melakukan pembetulan
  • Menyenaraikan kesalahan besar dalam semua dokumen permohonan kelulusan aktiviti
  • Menyenaraikan aktiviti yang dikira tidak lulus atas sebab sudah mendapat kelulusan / melebihi takwim
  • Menghubungi pengarah program untuk melakukan pembetulan dokumen
  • Menyemak semula pembetulan dokumen yang baru dihantar

 

 

 

Unit Pengurusan Pembentangan

Ketua Unit

  • Membuat pembahagian panel tetap mengikut ‘room’ pembentangan
  • Mendapatkan panel tambahan dari kalangan Presiden MPK/MPF untuk ‘room’ khas pembentangan program MPP (sekiranya perlu)
  • Menghubungi panel pembentangan melalui emel dan group whatsapp
  • Memberikan data kelulusan aktiviti berserta kewangan yang diluluskan kepada Ketua Unit Pentadbiran

 

Ahli Unit

  • Menyediakan jadual pembentangan bagi setiap sesi
  • Menghubungi Ketua Unit Pengurusan Permohonan sekiranya mempunyai ralat dalam senarai pembentangan
  • Mewujudkan group Whatsapp pembentang bagi setiap sesi. 
  • Menghubungi pembentang melalui e-mel dan group Whatsapp
  • Menjadi co-host semasa pembentangan
  • Memasukkan pembentang dalam room yang ditetapkan
  • Menjadi pencatat dalam room pembentang
  • Menyerahkan dapatan catatan selepas pembentangan kepada ahli unit pentadbiran

 

 

 

Panel Tetap Pembentangan

  • Menjadi panel penilai sewaktu sesi pembentangan aktiviti pelajar
  • Melakukan soal jawab bersama pengarah aktiviti pelajar
  • Berbincang sesama panel penilai untuk menentukan kewangan untuk diberikan kepada aktiviti pelajar tersebut
  • Mencatat justifikasi kewangan yang diberikan

 

 
 

Unit Pentadbiran

Ketua Unit

  • Membahagikan ahli unit pentadbiran kepada 2 team kecil iaitu team surat kelulusan dan team pindaan
  • Menerima data kelulusan aktiviti dari Ketua Unit Semakan dan Ketua Unit Pengurusan Pembentangan. 
  • Berjumpa dengan YDP MPP dan Setiusaha TNC(HEPA) untuk mendapatkan tandatangan
  • Memberi makluman kepada pengarah di e-mel untuk mengambil surat kelulusan di kaunter BHEP 

 

Ahli Unit 

(Team Surat Kelulusan)

  • Membuat surat kelulusan
  • Memasukkan data aktiviti ke dalam spreadsheet untuk melengkapkan data semua aktiviti 
  • Membuat mail merge untuk semua data aktiviti sebelum dicetak
  • Mencetak surat kelulusan
  • Menyemak surat kelulusan sebelum mendapatkan tandatangan dan cop YDP MPP dan TNC HEPA
  • Membuat salinan surat kelulusan untuk dimasukkan ke dalam fail badan pelajar

 

(Team Pindaan)

  • Menyemak data pindaan aktiviti dari Google Form pindaan (2 hari sekali)
  • Membuat surat pindaan berdasarkan data yang diperoleh 
  • Mencetak surat pindaan beserta salinan surat kelulusan asal
  • Mendapatkan tandatangan YDP MPP dan TNC(HEPA)
  • Memberi makluman kepada pengarah aktiviti melalui e-mel untuk mengambil surat kelulusan di kaunter BHEP
  • Membuat salinan surat kelulusan pindaan untuk dimasukkan ke dalam fail badan pelajar

 

 

 

Unit Pengurusan Data dan Dokumentasi

  • Mewujudkan dan menyelenggara fail mengikut kod rujukan badan pelajar
  • Mendokumentasikan kertas kerja, surat kelulusan dan laporan aktiviti pelajar mengikut fail badan pelajar
  • Mencetak dan memfailkan semua dokumen

 

 
 

Unit Pemantauan Aktiviti

Ketua Unit

  • Memastikan aktiviti dilaksanakan mengikut garis panduan yang ditetapkan 
  • Menyusun laporan untuk dokumentasi 

 

Ahli Unit

  • Memastikan aktiviti yang diluluskan menghantar laporan mengikut tempoh yang ditetapkan
  • Membuat jadual aktiviti pelajar di Google Calendar untuk mengikuti perkembangan aktiviti pelajar
  • Memberi peringatan kepada pengarah untuk menghantar laporan aktiviti pelajar 2 minggu sebelah tarikh akhir
  • Meminta gambar pelaksanaan aktiviti dan diberikan kepada Unit Pengurusan Publisiti dan Laman Web untuk penghasilan poster

 

 

Updated:: 05/03/2024 [kziana]

MEDIA SHARING

X, (04:53:03am-04:58:03am, 16 May 2026)   [*LIVETIMESTAMP*]