TERMA DAN TANGGUNGJAWAB JPKM

	Presiden Menurunkan tanda tangan Menyemak surat kelulusan sebelum memberi tanda tangan dan cop Mendapatkan justifikasi kewangan aktiviti sekiranya perlu Memantau tugas semua JPKM Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Publisiti dan Laman Web dan Unit Pentadbiran
	Bendahari Menyediakan laporan kewangan aktiviti pelajar bagi setiap sesi Membentangkan laporan kewangan bagi kesemua sesi di Parlimen Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Pembentangan dan Panel Tetap Pembentangan
	Naib Bendahari Menyediakan template kewangan untuk kegunaan bendahari Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Borang dan Unit Pengurusan Permohonan
	Bendahari Kerja Membuat rangkuman aktiviti pelajar bagi setiap sesi Membuat senarai kewangan yang dipohon dan diluluskan bagi setiap aktiviti pelajar Membuat template dan strategik penyusunan data  Menyediakan buku laporan kewangan bagi setiap semester Menjadi pemantau tetap bagi Unit Pengurusan Data dan Dokumentasi dan Unit Pemantauan Aktiviti
	Unit Pengurusan Publisiti dan Laman Web Ketua Unit Memberi tugasan mengikut keperluan semasa. Memberi pengesahan penghasilan poster. Menyediakan template bagi poster aktiviti pelajar   Ahli Unit Mengendalikan laman web KM Membalas sebarang pertanyaan dalam email KM (kemasiswa@upm.edu.my) Menyemak sebarang info berkaitan jemputan dalam email KM Menghasilkan poster-poster berkaitan KM Membuat poster aktiviti pelajar untuk dihebahkan di media sosial KM
	Unit Pengurusan Borang Memberi peringatan kepada ahli JPKM berkenaan pembukaan borang permohonan kelulusan aktiviti mengikut takwim Mengawal selia Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar, Borang Pindaan Aktiviti Pelajar dan Borang Laporan Aktiviti Pelajar Menambahbaik borang-borang dalam talian sekiranya perlu Mengawal akses pengisian Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar
	Unit Pengurusan Permohonan Ketua Unit Mengeluarkan senarai semakan kertas kerja untuk disemak oleh ahli unit beserta pembahagian tugas Menyediakan memo untuk dihantar kepada pengarah program Memantau semakan kertas kerja program Memberikan senarai program yang memerlukan pembentangan kepada Ketua Unit Pengurusan Pembentangan Memberikan senarai kelulusan program tanpa pembentangan kepada Ketua Unit Pentadbiran Membuat semakan akhir senarai semakan dan mengklasifikasikan program yang tidak melakukan pembetulan sebagai tidak lulus   Ahli Unit Membuat semakan kertas kerja secara terperinci Memilih program yang memerlukan pembentangan Menyenaraikan program yang tidak melakukan pembetulan Menyenaraikan kesalahan besar dalam semua dokumen permohonan kelulusan aktiviti Menyenaraikan aktiviti yang dikira tidak lulus atas sebab sudah mendapat kelulusan / melebihi takwim Menghubungi pengarah program untuk melakukan pembetulan dokumen Menyemak semula pembetulan dokumen yang baru dihantar
	Unit Pengurusan Pembentangan Ketua Unit Membuat pembahagian panel tetap mengikut ‘room’ pembentangan Mendapatkan panel tambahan dari kalangan Presiden MPK/MPF untuk ‘room’ khas pembentangan program MPP (sekiranya perlu) Menghubungi panel pembentangan melalui emel dan group whatsapp Memberikan data kelulusan aktiviti berserta kewangan yang diluluskan kepada Ketua Unit Pentadbiran   Ahli Unit Menyediakan jadual pembentangan bagi setiap sesi Menghubungi Ketua Unit Pengurusan Permohonan sekiranya mempunyai ralat dalam senarai pembentangan Mewujudkan group Whatsapp pembentang bagi setiap sesi.  Menghubungi pembentang melalui e-mel dan group Whatsapp Menjadi co-host semasa pembentangan Memasukkan pembentang dalam room yang ditetapkan Menjadi pencatat dalam room pembentang Menyerahkan dapatan catatan selepas pembentangan kepada ahli unit pentadbiran
	Panel Tetap Pembentangan Menjadi panel penilai sewaktu sesi pembentangan aktiviti pelajar Melakukan soal jawab bersama pengarah aktiviti pelajar Berbincang sesama panel penilai untuk menentukan kewangan untuk diberikan kepada aktiviti pelajar tersebut Mencatat justifikasi kewangan yang diberikan
	Unit Pentadbiran Ketua Unit Membahagikan ahli unit pentadbiran kepada 2 team kecil iaitu team surat kelulusan dan team pindaan Menerima data kelulusan aktiviti dari Ketua Unit Semakan dan Ketua Unit Pengurusan Pembentangan.  Berjumpa dengan YDP MPP dan Setiusaha TNC(HEPA) untuk mendapatkan tandatangan Memberi makluman kepada pengarah di e-mel untuk mengambil surat kelulusan di kaunter BHEP    Ahli Unit  (Team Surat Kelulusan) Membuat surat kelulusan Memasukkan data aktiviti ke dalam spreadsheet untuk melengkapkan data semua aktiviti  Membuat mail merge untuk semua data aktiviti sebelum dicetak Mencetak surat kelulusan Menyemak surat kelulusan sebelum mendapatkan tandatangan dan cop YDP MPP dan TNC HEPA Membuat salinan surat kelulusan untuk dimasukkan ke dalam fail badan pelajar   (Team Pindaan) Menyemak data pindaan aktiviti dari Google Form pindaan (2 hari sekali) Membuat surat pindaan berdasarkan data yang diperoleh  Mencetak surat pindaan beserta salinan surat kelulusan asal Mendapatkan tandatangan YDP MPP dan TNC(HEPA) Memberi makluman kepada pengarah aktiviti melalui e-mel untuk mengambil surat kelulusan di kaunter BHEP Membuat salinan surat kelulusan pindaan untuk dimasukkan ke dalam fail badan pelajar
	Unit Pengurusan Data dan Dokumentasi Mewujudkan dan menyelenggara fail mengikut kod rujukan badan pelajar Mendokumentasikan kertas kerja, surat kelulusan dan laporan aktiviti pelajar mengikut fail badan pelajar Mencetak dan memfailkan semua dokumen
	Unit Pemantauan Aktiviti Ketua Unit Memastikan aktiviti dilaksanakan mengikut garis panduan yang ditetapkan  Menyusun laporan untuk dokumentasi    Ahli Unit Memastikan aktiviti yang diluluskan menghantar laporan mengikut tempoh yang ditetapkan Membuat jadual aktiviti pelajar di Google Calendar untuk mengikuti perkembangan aktiviti pelajar Memberi peringatan kepada pengarah untuk menghantar laporan aktiviti pelajar 2 minggu sebelah tarikh akhir Meminta gambar pelaksanaan aktiviti dan diberikan kepada Unit Pengurusan Publisiti dan Laman Web untuk penghasilan poster

Updated:: 05/03/2024 [kziana]